Privacy & Data Protection

Bhutan–Poland Friendship Society

The Bhutan–Poland Friendship Society respects the privacy of its members, supporters, partners, website visitors, and individuals who contact or cooperate with the Society. We process personal data in accordance with applicable data protection law, including the General Data Protection Regulation (GDPR).

1. Who We Are

The controller of personal data is:

Bhutańsko-Polskie Towarzystwo Przyjaźni (Bhutan–Poland Friendship Society) Kasprowicza 3/23 87-100 Toruń, Poland Email: info@bhutanpolandsociety.org

2. What Personal Data We Collect

Depending on how you interact with the Society, we may process information such as your name, contact details, postal address, information provided in a membership application, information relating to membership contributions, correspondence, and information connected with events, projects, partnerships, or other activities of the Society.

We collect only the information reasonably necessary for the relevant purpose.

3. Why We Process Personal Data

We may process personal data for the following purposes and legal bases:

• membership administration — to consider applications, maintain the membership register, communicate with members, administer contributions, and fulfil the Society’s organisational and legal obligations; processing is based on applicable legal obligations and the Society’s legitimate interests in administering its membership and statutory activities;
• contact and correspondence — to respond to enquiries and maintain necessary communication; processing is based on the Society’s legitimate interests in responding to individuals and managing its activities;
• events, projects and cooperation — to organise activities, communicate with participants and partners, and manage cooperation; depending on the circumstances, processing may be based on legitimate interests, legal obligations, or consent;
• website analytics — where required, Google Analytics is used on the basis of the visitor’s consent to help us understand and improve the use of the website;
• website security — technical information may be processed where necessary to protect the website, systems, and users from malicious or unlawful activity; this is based on the Society’s legitimate interests in maintaining website security.

Where processing is based on consent, consent may be withdrawn at any time without affecting the lawfulness of processing carried out before its withdrawal.

4. Membership and Online Forms

If you apply for membership, we process the information provided in your application to assess the application, maintain the membership register, communicate with you, administer membership contributions, and meet the Society’s organisational and legal obligations.

Online membership applications are submitted using Google Forms. Providing the information marked as required in the membership application is voluntary, but necessary to process the application. Optional information is entirely voluntary.

More detailed information for members may be provided in a separate Member Privacy Notice accompanying the membership application.

5. Website, Analytics and Security

The website is built on WordPress and hosted by SeoHost in Poland.

With the visitor’s consent where required, we use Google Analytics to understand how visitors use the website and to improve its content and functionality. We also use Wordfence to help protect the website against malicious activity; this may involve processing technical and security-related information such as IP addresses.

The Society does not currently use advertising or targeting cookies. More information is available in our Cookie Policy.

6. Who May Receive Personal Data and International Transfers

Personal data may be accessed by persons authorised to act on behalf of the Society and by service providers supporting its activities, such as hosting, email, online forms, website security, and analytics providers.

Some providers, including Google and providers of website security services, operate internationally. Where their services involve processing or transferring personal data outside the European Economic Area, appropriate safeguards required by applicable data protection law are used.

7. How Long We Keep Personal Data

We keep personal data only for as long as necessary for the purpose for which it was collected and for any additional period required by law or necessary to establish, exercise, or defend legal claims.

Membership data is generally retained for the duration of membership and, where necessary, afterwards in accordance with applicable legal, accounting, and record-keeping requirements. Other data is deleted or anonymised when it is no longer needed.

8. Your Rights

Subject to the conditions set out in the GDPR, you have the right to:

• access your personal data;
• request correction of inaccurate or incomplete data;
• request deletion or restriction of processing where applicable;
• object to processing based on legitimate interests;
• request data portability where applicable;
• withdraw consent at any time where processing is based on consent;
• lodge a complaint with the competent supervisory authority.

In Poland, the competent supervisory authority is the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – UODO).

The Society does not use automated decision-making or profiling that produces legal or similarly significant effects on individuals.

9. Contact and Updates

For questions about your personal data or to exercise your rights, please contact us at info@bhutanpolandsociety.org.

This policy may be updated when the Society’s activities, website, service providers, or applicable law change. The current version will be available on the website.

Last updated: August 2026

Polityka Prywatności i Ochrony Danych Osobowych

Bhutańsko-Polskie Towarzystwo Przyjaźni

Bhutańsko-Polskie Towarzystwo Przyjaźni (Bhutan–Poland Friendship Society) szanuje prywatność swoich członków, sympatyków, partnerów, osób odwiedzających stronę internetową oraz osób kontaktujących się lub współpracujących z Towarzystwem. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych, w tym z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO).

1. Kim jesteśmy

Administratorem danych osobowych jest:

Bhutańsko-Polskie Towarzystwo Przyjaźni (Bhutan–Poland Friendship Society) ul. Kasprowicza 3/23 87-100 Toruń, Polska E-mail: info@bhutanpolandsociety.org

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy

W zależności od charakteru kontaktu z Towarzystwem możemy przetwarzać m.in. imię i nazwisko, dane kontaktowe, adres korespondencyjny, informacje podane w deklaracji członkowskiej, informacje dotyczące składek członkowskich, korespondencję oraz dane związane z wydarzeniami, projektami, partnerstwami lub innymi działaniami Towarzystwa.

Zbieramy wyłącznie informacje, które są w rozsądnym zakresie niezbędne do realizacji danego celu.

3. Dlaczego przetwarzamy dane

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach:

• obsługa członkostwa — rozpatrywanie deklaracji, prowadzenie ewidencji członków, komunikacja z członkami, obsługa składek oraz realizacja obowiązków organizacyjnych i prawnych Towarzystwa; podstawą są odpowiednie obowiązki prawne oraz prawnie uzasadniony interes Towarzystwa związany z administrowaniem członkostwem i realizacją celów statutowych;
• kontakt i korespondencja — udzielanie odpowiedzi na zapytania oraz prowadzenie niezbędnej komunikacji; podstawą jest prawnie uzasadniony interes Towarzystwa związany z obsługą kontaktu i działalności;
• wydarzenia, projekty i współpraca — organizacja działań, komunikacja z uczestnikami i partnerami oraz prowadzenie współpracy; w zależności od sytuacji podstawą może być prawnie uzasadniony interes, obowiązek prawny lub zgoda;
• analityka strony — tam, gdzie jest to wymagane, Google Analytics jest wykorzystywany na podstawie zgody użytkownika w celu lepszego zrozumienia sposobu korzystania ze strony i jej ulepszania;
• bezpieczeństwo strony — informacje techniczne mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do ochrony strony, systemów i użytkowników przed działaniami złośliwymi lub bezprawnymi; podstawą jest prawnie uzasadniony interes Towarzystwa w zapewnieniu bezpieczeństwa strony.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Członkostwo i formularze online

Jeżeli składasz deklarację członkowską, przetwarzamy podane w niej informacje w celu rozpatrzenia deklaracji, prowadzenia ewidencji członków, komunikacji, obsługi składek oraz realizacji obowiązków organizacyjnych i prawnych Towarzystwa.

Deklaracje członkowskie online są składane za pomocą Google Forms. Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, ale konieczne do rozpatrzenia deklaracji. Podanie informacji opcjonalnych jest całkowicie dobrowolne.

Bardziej szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych członków mogą być zawarte w odrębnej Klauzuli informacyjnej RODO dla członków, udostępnianej wraz z deklaracją członkowską.

5. Strona internetowa, analityka i bezpieczeństwo

Strona działa w systemie WordPress i jest hostowana przez SeoHost w Polsce.

Za zgodą użytkownika, gdy jest ona wymagana, korzystamy z Google Analytics, aby lepiej rozumieć sposób korzystania ze strony oraz ulepszać jej treść i funkcjonalność. Korzystamy również z Wordfence w celu ochrony strony przed złośliwą aktywnością; może to wiązać się z przetwarzaniem informacji technicznych i związanych z bezpieczeństwem, takich jak adres IP.

Towarzystwo nie wykorzystuje obecnie cookies reklamowych ani targetingowych. Więcej informacji znajduje się w naszej Polityce Cookies.

6. Odbiorcy danych i przekazywanie danych poza EOG

Dostęp do danych mogą mieć osoby upoważnione do działania w imieniu Towarzystwa oraz dostawcy usług wspierających jego działalność, w tym dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, formularzy online, bezpieczeństwa strony oraz usług analitycznych.

Niektórzy dostawcy, w tym Google oraz dostawcy usług związanych z bezpieczeństwem strony, działają międzynarodowo. Jeżeli korzystanie z ich usług wiąże się z przetwarzaniem lub przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, stosowane są odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych.

7. Jak długo przechowujemy dane

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, oraz przez dodatkowy okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane związane z członkostwem są co do zasady przechowywane przez okres członkostwa, a w niezbędnym zakresie także po jego zakończeniu, zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi, księgowymi i dokumentacyjnymi. Pozostałe dane są usuwane lub anonimizowane, gdy nie są już potrzebne.

8. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO masz prawo do:

• dostępu do swoich danych;
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych;
• żądania usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania, gdy ma to zastosowanie;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• przenoszenia danych, gdy ma to zastosowanie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
• wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce właściwym organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Towarzystwo nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na osoby.

9. Kontakt i aktualizacje

W sprawach dotyczących danych osobowych lub realizacji swoich praw można skontaktować się z nami pod adresem info@bhutanpolandsociety.org.

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian w działalności Towarzystwa, funkcjonowaniu strony, wykorzystywanych usługach lub obowiązujących przepisach. Aktualna wersja będzie dostępna na stronie internetowej.

Ostatnia aktualizacja: sierpień 2026 r.